Встречаем новую функцию - Битрикс24.Подпись. Нововведение в скором времени будет доступно на всех тарифах Битрикс24, уже сейчас можно получить Битрикс24.Подпись, обратившись к интеграторам (то есть к нам). Эта функция позволит подписывать документы с клиентами прямо в crm, автоматизировать документооборот и сделать процедуру подписания электронной подписью юридически значимой.
Рис. 1 - Документы
Рис. 2 - Раздел Подпись
Есть две вкладки: “Документы” и “Мой сейф”
На первой находятся документы в процессе подписания, а на второй хранятся уже подписанные документы.
Рис. 3 - Мой сейф
Пройдемся по шагам процесса подписания
1. Запуск. Есть три способа инициирования процесса подписания:
Шаги ниже применимы для первых двух способов, если настраивать роботов, то процесс будет занимать еще меньше времени.
Рис. 4 - Подпись сформированного документа
Поддерживаемые форматы документов:
Рис. 5 - Форматы документов
2. Заполнить поля:
Рис. 6 - Подготовка к подписанию
3. Выбрать на документе место для подписей и по желанию поставить печати.
Рис. 7 - Подписание
4. Выбираем канал для подтверждения. Доступна почта или смс. Причем оплачивать отправку смс нет необходимости, эту часть берёт на себя Битрикс.
Рис. 8 - Выбор каналов
5. Переходим в карточку документа в разделе “Подпись” и наблюдаем за подписанием.
Рис. 9 - Статус документа
Рис. 10 - Подписание
Вот такая простая процедура подписания :)
Рис. 11 - Сертификат подписания
Рис. 12 - Роботы и триггеры
Они могут отправлять документ на подписание, а также отслеживать факт подписания. Теперь достаточно настроить роботов один и раз, и документы будут отправляться на подпись автоматически.
Для того, чтобы подписание было законно, необходимо подписать перед этим соглашение об обмене электронными документами на бумаге или ЭДО. Битрикс уже подготовил образец этого документа.
Рис. 1 - Документы
Как это работает?
Слева в меню находится раздел “Подпись”. При переходе открывается рабочее пространство, где мы видим привычный нам канбан. Вот только вместо сделок и лидов на нем теперь документы.Рис. 2 - Раздел ПодписьЕсть две вкладки: “Документы” и “Мой сейф”
На первой находятся документы в процессе подписания, а на второй хранятся уже подписанные документы.
Рис. 3 - Мой сейфПройдемся по шагам процесса подписания
1. Запуск. Есть три способа инициирования процесса подписания:
-
Загрузить документ в разделе “Подписи”
-
Сформировать его в сделке и нажать кнопку “Подписать”
-
Перенести сделку на стадию с соответствующим роботом
Шаги ниже применимы для первых двух способов, если настраивать роботов, то процесс будет занимать еще меньше времени.
Рис. 4 - Подпись сформированного документаПоддерживаемые форматы документов:
Рис. 5 - Форматы документов
2. Заполнить поля:
“Кто подписывает с вашей стороны”
“Ваша сторона”
“Контрагент”
Рис. 6 - Подготовка к подписанию3. Выбрать на документе место для подписей и по желанию поставить печати.
Рис. 7 - Подписание
4. Выбираем канал для подтверждения. Доступна почта или смс. Причем оплачивать отправку смс нет необходимости, эту часть берёт на себя Битрикс.
Рис. 8 - Выбор каналов5. Переходим в карточку документа в разделе “Подпись” и наблюдаем за подписанием.
Рис. 9 - Статус документа
Что видят подписывающие стороны?
В зависимости от выбора ранее, двум сторонам придёт смс или email со ссылкой на страницу с документом. Сообщение контрагенту придет после подписания документа вашей стороной.
В качестве подтверждения система вышлет код на канал связи указанный ранее.
Все готово к вводу подписи.Рис. 10 - ПодписаниеВот такая простая процедура подписания :)
Проверка на подлинность
После подписания в документ добавляется еще одна страница. Ее нужно хранить вместе с документом. При переходе по QR коду откроется страница для проверки подлинности, куда можно будет загрузить документ и проверить, что изменения в него не вносились.Рис. 11 - Сертификат подписанияАвтоматизация
В CRM появились новые роботы и триггеры для подписания документов.Рис. 12 - Роботы и триггерыОни могут отправлять документ на подписание, а также отслеживать факт подписания. Теперь достаточно настроить роботов один и раз, и документы будут отправляться на подпись автоматически.
Законно ли это?
Битрикс24.Подпись полностью соответствует 63-ФЗ.
Для того, чтобы подписание было законно, необходимо подписать перед этим соглашение об обмене электронными документами на бумаге или ЭДО. Битрикс уже подготовил образец этого документа.
5 причин использовать Битрикс24.Подпись
-
Бесплатно
-
Удобно для вас и ваших клиентов
-
Безопасно
-
Законно
-
Быстро