Встречаем новую функцию - Битрикс24.Подпись. Нововведение в скором времени будет доступно на всех тарифах Битрикс24, уже сейчас можно получить Битрикс24.Подпись, обратившись к интеграторам (то есть к нам). Эта функция позволит подписывать документы с клиентами прямо в crm, автоматизировать документооборот и сделать процедуру подписания электронной подписью юридически значимой. 


Рис. 1 - Документы


Как это работает?

Слева в меню находится раздел “Подпись”. При переходе открывается рабочее пространство, где мы видим привычный нам канбан. Вот только вместо сделок и лидов на нем теперь документы.

Рис. 2 - Раздел Подпись

Есть две вкладки: “Документы” и “Мой сейф”
На первой находятся документы в процессе подписания, а на второй хранятся уже подписанные документы.

Рис. 3 - Мой сейф

Пройдемся по шагам процесса подписания

1. Запуск. Есть три способа инициирования процесса подписания:

  • Загрузить документ в разделе “Подписи”

  • Сформировать его в сделке и нажать кнопку “Подписать”

  • Перенести сделку на стадию с соответствующим роботом


Шаги ниже применимы для первых двух способов, если настраивать роботов, то процесс будет занимать еще меньше времени.

Рис. 4 - Подпись сформированного документа

Поддерживаемые форматы документов:

Рис. 5 - Форматы документов

2. Заполнить поля:

“Кто подписывает с вашей стороны”

“Ваша сторона”

“Контрагент”


Рис. 6 - Подготовка к подписанию

3. Выбрать на документе место для подписей и по желанию поставить печати.


Рис. 7 - Подписание

4. Выбираем канал для подтверждения. Доступна почта или смс. Причем оплачивать отправку смс нет необходимости, эту часть берёт на себя Битрикс.

Рис. 8 - Выбор каналов

5. Переходим в карточку документа в разделе “Подпись”  и наблюдаем за подписанием.


Рис. 9 - Статус документа


Что видят подписывающие стороны?

В зависимости от выбора ранее, двум сторонам придёт смс или email со ссылкой на страницу с документом. Сообщение контрагенту придет после подписания документа вашей стороной. 

В качестве подтверждения система вышлет код на канал связи указанный ранее. 

Все готово к вводу подписи.

Рис. 10 - Подписание

Вот такая простая процедура подписания :)


Проверка на подлинность

После подписания в документ добавляется еще одна страница. Ее нужно хранить вместе с документом. При переходе по QR коду откроется страница для проверки подлинности, куда можно будет загрузить документ и проверить, что изменения в него не вносились.

Рис. 11 - Сертификат подписания


Автоматизация

В CRM появились новые роботы и триггеры для подписания документов.

Рис. 12 - Роботы и триггеры

Они могут отправлять документ на подписание, а также отслеживать факт подписания. Теперь достаточно настроить роботов один и раз, и документы будут отправляться на подпись автоматически.


Законно ли это?

Битрикс24.Подпись полностью соответствует 63-ФЗ.  


Для того, чтобы подписание было законно, необходимо подписать перед этим соглашение об обмене электронными документами на бумаге или ЭДО. Битрикс уже подготовил образец этого документа.


5 причин использовать Битрикс24.Подпись

  • Бесплатно 

  • Удобно для вас и ваших клиентов

  • Безопасно

  • Законно

  • Быстро