Цели и задачи проекта
В момент принятия решения о комплексном внедрении Битрикс24 в компанию никакого дополнительного ПО не использовалось. Все процессы, которые касались продаж, велись в 1С и в иных удобных местах для каждого менеджера индивидуально. Коммуникации сводились к группам в мессенджерах и электронной почте. Именно поэтому требовался корпоративный портал, который помог бы все увязать в одном месте и, конечно же, автоматизировать имеющиеся процессы.
Основные цели внедрения
- единое рабочее пространство, чтобы коммуникации, продажи, административные процессы не требовали дополнительных ресурсов на поиск информации, ее подачу и какую-либо аналитику;
- цифровизация и автоматизация воронок продаж (оборудование, расходные материалы, ремонтные работы и тендеры), а также воронки лидов;
- возможность сбора аналитики в автоматическом режиме, не привлекая для этого дополнительные средства;
- интеграция с 1С:Управление нашей фирмой (контрагенты, заказы, номенклатура, заявки на расход денежных средств).
Ход проекта
Как и в любом проекте внедрения, первоначально был проведен полноценный аудит бизнес-процессов компании. Итогом аудита были описаны необходимые процессы, наложенные на систему: требуемые воронки, планируемая автоматизация и различные реквизиты каждой из сущностей. Но помимо продаж были выявлены и административные процессы, которые сводились к необходимости ведения реестров входящих и исходящих документов, согласования документов по разным сценариям.
В итоге настроены и автоматизированы следующие справочники: лиды, сделки, контакты, компании, смарт-процессы. Настроены роботы (уведомления, задачи) и бизнес-процессы (согласование различных документов в универсальных списках и CRM). Дополнительно настроены шаблоны документов, синхронизация с 1С и Бэкофис.
Реализованные процессы
Блок CRM используется по классической схеме — лиды и сделки, чтобы обращения фиксировать в одном месте, а непосредственно продажи в другом.
Лиды имеют следующие стадии, карточку и автоматизацию.
Рис. 1 - Канбан лидов
Рис. 2 - Карточка лида
Рис. 3 - Роботы в лидах
В сделках настроены воронки: расходные материалы, оборудование, ремонтные работы, компоненты и тендеры. Воронки друг от друга отличает этапность и автоматизация, которая реализована на уровне задач и уведомлений.
Рис. 4 - Воронки сделок
Рис. 5 - Канбан сделок
Рис. 6 - Карточка сделки
Практически в каждом проекте работа с продажами в блоке CRM не может обойтись без интеграции с 1С. Фоновая синхронизация была настроена через типовой модуль обмена по следующим объектам: заказы, контрагенты и контактные лица, номенклатура, заявки на расходование денежных средств (в Битрикс24 они реализованы через смарт-процессы). Вся синхронизация двусторонняя, за исключением номенклатуры: она, как и полагается, создается только в 1С и после выгружается в Битрикс24. А Бэкофис стал незаменимым инструментом, который полностью закрыл вопрос использования всего в одном окне: больше менеджеры не заходят в 1С, вся информация может открываться сразу в Битрикс24 в конкретном элементе.
Рис. 7 - Окно Бэкофиса
Рис. 8 - Карточка компании
Рис. 9 - Роботы в сделках
Если отойти от документов 1С и вернуться к их привычной форме — обычные документы, то теперь они хранятся в своих реестрах.
Рис. 10 - Реестр исходящих документов
Каждый документ автоматически нумеруется и проходит процесс согласования.
Рис. 11 - Бизнес-процесс согласования
Результаты проекта
- развернут коробочный Битрикс24 на сервере клиента;
- продажи по всем направлениям перенесены в соответствующие воронки, автоматизация сопровождает каждую сделку и информирует менеджера о требуемых действиях;
- сбор аналитики не требует времени, ключевые показатели в режиме реального времени выводятся в блоке отчетов с необходимой фильтрацией данных;
- все входящие и исходящие документы проходят процедуру согласования и размещаются в реестре;
- значительно сократилось время, затрачиваемое на обработку информации и взаимодействие между подразделениями.
