С какими задачами к нам пришел клиент?
На этапе входа в проект требовалось автоматизировать ведение продаж и производства в едином рабочем пространстве и желательно в режиме одного окна. Отсюда вытекает контроль исполнения проекта, контроль сроков и эффективность сотрудников. До внедрения Битрикс24 данные задачи закрывались, как правило, прикладным программным обеспечением.
Процесс внедрения, особенности проекта
Первым делом мы, конечно же, провели аудит процессов – без него никуда в комплексном внедрении.
Проведены встречи и интервью с ключевыми лицами по процессам компании, а также с ответственными лицами по определенным подпроцессам. Итогом аудита было техническое задание в удобной для двух сторон табличной форме. С точки зрения потребностей достаточно было облачного Битрикс24 с тарифом “Профессиональный”.
После согласования технического задания команда приступила к моделированию системы. Каждая воронка (направление сделки по продаже, смарт-процесса по производству или административному функционалу) демонстрировалась после реализации. На встрече фиксировались возможные правки и пожелания, когда заказчик наглядно увидел систему.
После сдачи всех этапов моделирования было организовано обучение и сформирован перечень групп по своим процессам, дабы никому не выдавать лишнего функционала. На обучении показана вся цепочка действий от входа проекта на этапе его согласования, до доставки и монтажа непосредственно на объекте.
Работа с решением. Достигнутые результаты
Теперь давайте посмотрим, какие процессы и справочники в системе были реализованы.
Первым делом “Сделки”. Они делятся на два направления по двум видам декораций.
Канбан сделок
Карточка сделки
У сделок ключевые блоки в автоматизации - это задачи и уведомления. Большая часть настроена роботами, более сложные механизмы реализованы через бизнес-процессы (задачи по тем или иным условиям, запрос информации и создание связанных элементов смарт-процессов, как вручную, так и автоматически).
Роботы в сделках
Бизнес-процесс в сделках
Список бизнес-процессов в сделках
Перейдем к смарт-процессам. Они нам очень помогли в реализации этого проекта. С помощью блока смарт-процессов настроили такие сущности:
-
Справочник договоров (со своими стадиями, и реквизитами). За него отвечает отдельный сотрудник;
-
Производство (самый большой блок). Производство работает от поступления заявки до монтажа на объекте;
-
Изделие (в рамках производства их, как правило, несколько). И все они создаются автоматически с заполнением информации, связями и задачами/колокольчиками
-
А еще есть монтаж выставки. Он может быть, а может и не быть, его сотрудники создают при необходимости, сделав два клика.
Канбан договоров
Канбан производства
Канбан изделий
Канбан монтажа изделий
Автоматизация в смарт-процессах
Каждый смарт-процесс не является чем-то обособленным. Всегда источником будет сделка. В основном и создаются они из сделки автоматически, где этого требует бизнес-процесс. И все связи всегда отображены в каждом элементе. История, иерархия теперь наглядна и прозрачна.
Связи между элементами
Преимущества от внедрения
-
Создано единое пространство, обеспечивающее контроль за работой с клиентами;
-
Работа производства и цехов прозрачна и отслеживается поэтапно;
-
Сократилось время, затрачиваемое на поиск информации;
-
Повысилось качество проработки клиентов;
-
Структурирован и автоматизирован процесс прохождения клиентов по воронке продаж и связанным процессам;
-
Настроена система уведомлений, контроля по каждому этапу продаж;
-
Количество пропущенных задач стало минимальным.
