Цели и задачи проекта
HQD — активно развивающийся бренд и один из региональных дистрибьюторов пришёл к нам со следующими задачами:
- упорядочивание клиентской базы;
- работа с продажами, клиентами в режиме одного окна (данный пункт закрывает интеграция с 1С);
- подключение облачной телефонии для сохранения истории звонков, записей разговоров в карточке клиента. А также для идентификации клиента при входящем звонке;
- автоматизация, которая не даст менеджеру забыть клиента и напомнит ему о текущих действиях по воронке продаж, и своевременное информирование менеджера об оплатах по сделкам;
- удобная и прозрачная отчетность по продажам и клиентам;
- постановка задач коллегам;
- сохранение всей истории работы, коммуникаций и актуального состояния по партнерам и клиентам.
Ход проекта
Было принято решение делать типовой запуск на тарифе «Стандарт». Типовой запуск системы предполагает быстрый старт работ уже через 1 неделю с использованием типового функционала. В рамках данного пакета было проведено интервью заказчика, задан перечень вопросов, которые касаются каждого пункта технической настройки, и учтены пожелания заказчика по желаемому результату.
Для начала был настроен блок CRM, а именно — воронка лидов, сделок, контактов и компаний, их карточки с использованием пользовательских полей.
Рис. 1 - Лиды
Следующим этапом настроена автоматизация, использовался функционал роботов и триггеров.
Рис. 2 - Роботы (лиды)
Они выставляют задачи менеджеру, чтобы напоминать ему о требуемых действиях, а также сообщают об оплатах, которые бухгалтер разносит в 1С.
Рис. 3 - Роботы (сделки)
После настройки CRM и автоматизации подключили модуль Бэкофиса, который позволил менеджерам работать в 1С, выставлять документы, проводить реализации сразу из Битрикс24.
Рис. 4 - Интеграция с «1С:Бухгалтерия предприятия 8» в сервисе «Фреш»
Документы сразу попадают в ленту сделки, что ускоряет работу менеджера по продажам.
Рис. 5 - Документы из «1С» в ленте сделки
Контакт-центр связал в себе два канала коммуникаций — почта каждого менеджера подключена в CRM, и письма могут быть оперативно сохранены в лидах, и их обработка пойдет по воронке, а облачная телефония в связке с Битрикс24 дает возможность с каждого звонка сохранять лид либо фиксировать звонок с записью в карточке клиента и также с помощью всплывающей карточки сообщает менеджеру, кто из клиентов звонит.
Для ускорения работы с лидами настроены шаблоны писем, менеджер в два клика отправляет клиентам коммерческие предложения.
База компаний была пополнена из внешнего источника с помощью штатного инструмента импорта.
Доступ к CRM разделен на две роли — руководитель и менеджер, привязка роли настроена на отдел. То есть после приглашения сотрудника в конкретный отдел он автоматически получит доступ без дополнительных настроек.
После настройки и сдачи проекта было проведено онлайн-обучение и написана процессная инструкция, охватывающая весь цикл процессов заказчика.
Результаты проекта
- после настройки и внедрения Битрикс24 сотрудники получили максимально эффективный и удобный инструмент, который собрал воедино все инструменты, которыми пользовались сотрудники в одном месте. Каналы коммуникаций, учетная система, ведение продаж теперь делается в одном месте, никуда не нужно переключаться, достаточно одной вкладки браузера. Также взаимодействие внутри компании, чаты, задачи, обмен документами или файлами взял на себя Битрикс24;
- отчетность и аналитику Битрикс24 показывает в полном объеме. Руководитель выставляет на сотрудников план продаж и смотрит в режиме реального времени его выполнение;
- менеджеры всегда помнят о своих клиентах и сделках, так как Битрикс24 напоминает им об этом в браузере, который всегда открыт в рабочее время, помимо этого мобильное приложение дублирует все уведомления. А задачи и их использование позволяют вести не только дела по клиентам, но и также учитывать пул задач административного звена.
