Автоматизация работы отделов продаж и производства в "Ремесленник"
Компания «Ремесленник» занимается профессиональным производством качественных, стильных и эксклюзивных изделий из натурального дерева: окна, двери, подоконники. Имеет собственное производство, монтажные бригады и службу доставки.
Отрасль
Производство деревянных конструкций
Программный продукт
Битрикс24
Рабочих мест
35
Срок внедрения
2 месяца
О проекте
Отзыв клиента

Цели и задачи проекта:

На момент обращения в ГК СофтБаланс работа с клиентами велась в различных системах и сервисах: онлайн-таблицы, whatsapp, e-mail, почтовые ящики, эксель и 1С, но данный формат работы не покрывал все потребности компании. Руководством компании было принято решение о создании единой информационной системы, которая свяжет все процессы.


Целью внедрения CRM-системы являлось:

  • Повышение прозрачности работы отдела продаж;

  • Создание платформы для коммуникации между офисом и производством;

  • Структурирование этапов продаж и контроль обработки заявок;

  • Автоматизация рутинной деятельности.

Для решения поставленных задач, компанией "СофтБаланс" было предложено внедрение CRM-системы «1С-Битрикс24».

Ход проекта:

На первоначальном этапе проекта мы выполнили аудит процессов продаж, производства, логистики и обработки рекламаций. Затем провели моделирование всех операций, учли специфику нюансов бизнеса. В результате моделирования была произведена настройка программы "Битрикс24" с учетом функциональных требований. 


Для работы использован типовой функционал облачной редакции с подключением подписки на приложения «Маркет плюс». После настройки системы было проведено обучение в группах по ролям и подготовлены подробные рабочие инструкции.


Реализованные процессы:

Работа сотрудников сведена в единое пространство Битрикс24. Задействованы инструменты задач, CRM, заданий бизнес-процессов и облачный диск на портале. Процесс поделен на три основных роли: 

  • отдел продаж, 

  • отдел рекламация 

  • и производственное подразделение. 

Отдел продаж и рекламаций используют сделки по своим воронкам, производство же работает в смарт-процессе, которое имеет связь со сделкой.


Инициирует создание сделки по продаже менеджер самостоятельно вручную, либо она создается из письма. На каждый этап сделки настроен свой бизнес-процесс, который запускает цепочку действий по задачам, согласованиям и запросам информации. Бизнес-процессы же запускаются роботами. 

Рис. 1 - Настроенные роботы и триггеры в воронке отдела продаж


Все движение сделки ведется исключительно системой автоматически на основании выполненных задач или заполненной информацией менеджером в заданиях бизнес-процесса. При создании задачи, запросе действия или согласовании отправляется уведомление соответствующему сотруднику. На некоторых этапах требуется загрузка документов, задание бизнес-процесса их запрашивает, они подгружаются в карточку сделки и параллельно создается папка на общем диске, куда будут автоматически подгружаться все следующие документы.


Для выездных сотрудников настроены поля для бронирования ресурсов.


Рис. 2 - Бронирование монтажа


Настроен функционал автоматического составления графика платежей, если клиент платит не всю сумму. Для этого менеджер вносит через бизнес-процесс количество платежей, их даты и суммы, а на основании этого создаются счета и задачи (с привязанными одновременно и сделкой, и счетом) по отправке счета и контролю оплаты.

Рис. 3 - Окно внесения информации по графику платежей для дальнейшего его автоматического формирования 


Когда сделка переходит на этап производства, то автоматически создается смарт-процесс с информацией, которую при запуске попросит Битрикс24 у менеджера.

Рис. 4 - Настроенный бизнес-процесс по согласованию и запуску производства с участием менеджера и руководителя отдела продаж


На каждый этап смарт-процесса также настроен робот, который запускает свой бизнес-процесс, но работает с ним уже свое подразделение. При движении по этапам производства менеджер по продажам получает своевременные уведомления. Завершение производства отслеживает триггер в сделке, который инициирует дальнейшие движение.

Рис. 5 - Настроенные роботы в смарт-процессе производства


Если требуется в рамках сделки после производства и монтажа исправить дефекты, то указав такой результат при завершении сделки, она автоматически переходит в воронку рекламаций, где обработку ведет следующее подразделение, а после выполнения заявки возвращается в первоначальную воронку.

Рис. 6 - Воронка производства реализована в отдельном смарт-процессе со своими этапами и автоматизацией


Результаты проекта:

  • Создано единое пространство, обеспечивающее контроль за работой с клиентами;

  • Структурирован и автоматизирован процесс прохождения клиентов по воронке продаж;

  • Появилась актуальная информация о загрузке и эффективности менеджеров;

  • Настроена система оповещений и автоматического контроля по ключевым этапам продаж;

  • Уменьшено время, затрачиваемое на поиск информации;

  • Сократилось количество пропущенных задач и взаимодействие с клиентами;

  • Повысилось качество проработки клиентов.

quote.png