Кейс по внедрению CRM “Битрикс24” в компании “УК “Лидер””

Цели и задачи проекта: 

На момент обращения в ГК СофтБаланс работа с клиентами велась в различных системах и сервисах: онлайн-таблицы, почтовые ящики, Excel и 1С, но данный формат работы не покрывал все потребности компании. Руководством компании было принято решение о внедрении единой информационной системы, которая свяжет все процессы.

Целью внедрения CRM-системы являлось:

• Повышение прозрачности работы отдела продаж;
• Структурирование этапов продаж и контроль обработки заявок;
• Автоматизация процессов.
  Для решения поставленных задач, компанией "СофтБаланс" было предложено внедрение CRM-системы «1С-Битрикс24».

Ход проекта:

На первоначальном этапе проекта мы собрали требования заказчика и пожелания к функционалу системы. Затем провели внедрение и настройку программы "Битрикс24" с учетом функциональных требований. 

Для работы использован типовой функционал коробочной редакции. После настройки системы было проведено обучение в группах и подготовлены подробные рабочие инструкции.

Реализованные процессы:

Работа компании упрощена с помощью CRM-системы, а именно: автоматизация процессов – постановка задач, уведомления для руководителей, бизнес-процесс «Согласования». Также реализован обмен с системой 1С. 

В рамках внедрения выполнены:

1. Настройка корпоративного портала:

• Настройка структуры компании;
• Добавление пользователей;
• Настройка главного меню.

2. CRM:

• Настройка этапов лидов;
• Настройка этапов воронок продаж;

Рисунок 1 - Этапы воронки продаж

• Настройка роботов, триггеров для лидов и сделок;

Менеджер инициирует создание сделки по продаже самостоятельно вручную, либо она создается из письма. На каждом этапе сделки настроены роботы, которые выставляют задачи, отправляют уведомления. А также триггеры, отслеживающие статус задач.

Рисунок 2 - Настроенные роботы и триггеры в воронке отдела продаж

• Настройка прав доступа CRM;
  

Рисунок 3 - Список настроенных ролей

• Настройка дополнительных полей;

Рисунок 4 - Перечень настроенных дополнительных полей

• Настройка шаблонов документов;
• Настройка внешнего вида карточек для Лидов, Контактов, Компаний, Сделок;
• Настройка бизнес-процесса “Согласование договора” и “Согласование счета”.
  
  

Рисунок 5 - Настроенный бизнес-процесс со статусами “Согласование договора”

Настроены бизнес-процессы со статусами по согласованию договоров и счетов. При запуске запрашивается файл документа и другие параметры. Далее документ переходит поочередно к участникам согласования. В случае отклонения документа, устанавливается первый статус, таким образом он возвращается на доработку инициатору согласования, то есть менеджеру, далее согласование опять проходит все этапы.

Рисунок 6 - Один из статусов бизнес-процесса “Согласование договора” подробнее

3. Интеграции: 

• Настройка типовой интеграции (синхронизация) с 1С. Сущности обмена: компании, контакты, товары, счета\заказы покупателей, организации. Автоматизация по смене стадий в счетах и заказах Битрикс24, при проведении соответствующих документов в 1С или смене статуса.

Рисунок 7 - Настроенные роботы и триггеры в счетах

4. Обучение: 

• Онлайн-обучение

• Домашнее задание с проверкой

• Видеозапись обучения

• Инструкция для подключения почтовых ящиков для сотрудников

Результаты проекта: 

• Создано единое пространство, позволяющее контролировать работу с клиентами;

• Процесс прохождения клиентов через воронку продаж стал более структурированным и автоматизированным;

• Стала доступна актуальная информация о загрузке и эффективности менеджеров;

• Настроена система уведомлений и автоматического контроля по ключевым этапам продаж;

• Время, необходимое для поиска информации сократилось;

• Уменьшилось количество пропущенных задач и улучшилось взаимодействие с клиентами;

• Значительно сократилось время, затрачиваемое на обработку информации и взаимодействие между подразделениями.