Внедрение CRM в компанию «МЕАТЭК Инжиниринг»

Для решения поставленных задач, компанией "СофтБаланс" было предложено внедрение CRM-системы «1С-Битрикс24».

Ход проекта:

Был проведен аудит направлений продаж, согласованы ключевые точки контроля проектов руководством и выделены 3 воронки сделок в CRM и масштабный раздел смарт-процессов Договоры.

В дальнейшем было проведено моделирование всех операций с учетом специфики направлений и осуществлена настройка системы «Битрикс24».

Процесс внедрения и особенности проекта:

Рис 1. Первоначальная схема проекта

Особенностью проектов для клиентов, работающих в направлениях поставки оборудования, является возможность наличия одновременно нескольких коммерческих предложений в рамках одного проекта. Так, например, это используется, если клиент обратился с вопросом подбора оборудования для определенной цели с выделенным бюджетом и хочет оценить несколько вариантов.

Рис.2 Итоговая воронка Предложения

Настроенной особенностью раздела Предложений будет автоматический перенос выбранных товарных позиций из Предложения в Сделку, при переходе на стадию «Рассмотрение Заказчиком», чтобы сократить трудозатраты менеджера по продажам на повторное указание выбранной номенклатуры.

Рис.3 Итоговая воронка направлений продажи режущего инструмента

Интересной отличительной чертой проекта стало использование различных прав доступа перехода на стадии для разных сотрудников. Так, например, на стадию «Получена предоплата» сделка переходит только автоматически, получив информацию об оплате из 1С – для менеджера эта стадия сделка недоступна для ручного перехода.

На ключевых стадиях реализованы автоматически создаваемые задачи с инструкциями по работе с этапом, либо в таймлайн сделки создаются комментарии с описанием следующих шагов. С помощью такого подхода реализуется комфортный переход менеджеров на новую систему, а также в дальнейшем – более быстрое обучение новых сотрудников.

Также для проекта важен процесс согласования – руководителям необходимо понимать сроки и объемы сделок для планирования работы компании.

Рис. 4 Настройки процесса согласования

Согласование настроено в логике масштабов проекта – каждый проект согласовывает руководитель отдела продаж и технический директор, если же сделка свыше определенной суммы – дополнительное задание на согласование получит исполнительный директор компании. Также внутри процесса сохраняется факт прохождения согласования в системные поля, доступные к просмотру лишь администраторам портала, и проверяется наличие согласования далее по стадиям сделки – что означает, что сотрудник не сможет пропустить стадию согласования.

Необходимостью подобного достаточного сложного процесса согласования и контроля за согласованием является работа с заказчиками в рамках государственных заказов и повышенных требований к контролю за ведением проектов – так, например, сделка автоматически проверяет наличие завершенных задач и отметок на проведение всех обязательных процедур для подобных работ.

Рис. 5 Итоговая воронка направлений продажи оборудования

Направление продажи оборудования и направление продажи режущего инструмента значительно отличались по внутренним процессам, поэтому реализованы две воронки сделок в CRM. Спецификой сделки направления оборудования являются возможность участия в тендерах и максимальная продуманность процессов договорных отношений – так, менеджер обязан привязать к сделке и смарт-процесс договора с заказчиком и с поставщиком.

Рис. 6 Смарт-процесс Договоры

Самый большой пласт автоматизации процессов согласований и унификации информации оказался в разделе договоров. В итоговой реализации договоры выделены в отдельный пункт меню и состоят из трех воронок – продажи, поставщики и прочие, а также отдельный смарт-процесс документы к договору для сохранения дополнительных соглашений, спецификаций и прочих документов.

Что будет отличительной стороной – менеджер может внести информацию для согласования только на первой стадии процесса, далее в процесс включаются согласующие и отдел поддержки продаж для получения оригиналов договора

Также в проекте реализована нестандартная синхронизация с 1С, с учетом вопросов безопасности данных. Основополагающим вопросом стали требования безопасности подключения и передачи данных – поэтому при разработке технического задания к модулю синхронизации продумана система, где инициатор передачи информации всегда только 1С. Команда СофтБаланс создавала техническое задание, спланировав  архитектуру обмена, в совместной работе нашего разработчика Битрикс24 + 1С разработчика команды Меатек Инжининг реализовали обмен Б24 и 1С:ЕРП с помощью API облачного портала.

Результаты проекта:

• Создано единое удобное пространство для контроля работы с клиентами.

• Процесс прохождения клиентов по воронке продаж стал более структурированным и автоматизированным.

• Настроена система оповещений и автоматического контроля на ключевых этапах продаж.

• Уменьшено время, затрачиваемое на поиск информации, благодаря централизованному доступу к данным.

• Сократилось время на подготовку коммерческих предложений.