Представьте себе единый центр, где учтен каждый входящий документ — от письма от партнера до важного договора. Это — современный реестр на Смарт-процессах Битрикс24.
Почему это удобно?
- Всё как на ладони: Все документы отображаются на удобной канбан-доске. Вы одним взглядом оцениваете ситуацию: что «Поступило», что «В работе», а что уже «Исполнено». Статус каждого документа ясен всей команде.
Рис. 1 - Канбан отображения
- Вся информация — в одной строке: Вам не нужно открывать каждый документ, чтобы увидеть его номер, корреспондента и исполнителя. Все ключевые данные отображаются прямо на карточке в общем списке. Это экономит время.
Рис. 2 - Отображение списком
- Файлы в доступности: Каждый прикрепленный документ автоматически сохраняется в нужную папку на Диске компании. Это ваша надежная архивная копия, которая всегда под рукой и не потеряется.
Рис. 3 - Диск
Как это работает?
Процесс построен на базе Смарт-процесса Битрикс24, что делает работу с документами простой, наглядной и управляемой.
Наглядное управление: Канбан или список
Все документы перемещаются по четырем ключевым этапам (набор этапов определяется в зависимости от требований заказчика):
- Поступил: Новый документ зарегистрирован в системе;
- В работе: Документу присвоен номер, назначен исполнитель и начата работа;
- Исполнен: Все необходимые действия по документу завершены;
- В архив: Завершающий этап жизненного цикла документа.
Переводя карточку из одного этапа в другой, вы мгновенно меняете статус документа, и вся команда видит актуальную ситуацию. Также в процессе обработки документа может участвовать сразу несколько исполнителей в зависимости от специфики бизнеса и компании в целом (к примеру офис-менеджер и бухгалтер).
Вся суть документа — в одной карточке.
Для каждого документа в реестре заполняются ключевые поля (их набор определяется в зависимости от требований заказчика):
Рис. 4 - Набор полей
Автоматизированное хранение.
В момент создания новой записи в реестре автоматически создается персональная папка на Диске компании. Все загружаемые файлы сохраняются именно туда, создавая четкую и надежную архивную систему. Вы всегда можете быстро найти оригиналы документов просто перейдя из карточки документа в папку по ссылке, не тратя время на их поиски в общих папках.
Рис. 5 - Папка на диске с документами
Интеграция в другие процессы компании:
Важным преимуществом является возможность привязки документа к другим элементам системы. Например, входящий договор или коммерческое предложение можно связать со сделкой в CRM, либо любыми другими сущностями. Это создает полный контекст: из карточки сделки видна вся входящая документация по ней, а из карточки документа — к чему он относится.
Рис. 6 - Связи
Заключение:
Реестр входящей документации на Смарт-процессах Битрикс24— это не просто список документов, а централизованная система учета, которая экономит время, обеспечивает порядок и прозрачность на всех этапах работы с входящей документацией.
Нужна помощь с настройкой? Опишите ваш бизнес-процесс – подскажем оптимальное решение.
Для консультации оставьте заявку на нашем сайте!