Ключевая проблема к решению:
Оплату должно согласовать несколько человек в определенном порядке, не потеряв и не упустив ничье согласование, при этом всем участникам согласования необходимо понимать текущий этап согласования.
Для реализации функционала были выбраны смарт-процессы.
- Прозрачная очевидная стадийность процесса
- Возможность привязать смарт-процесс оплаты к сделке в CRM
- Создание отдельного раздела в меню Битрикс24 для возможности запуска согласования любым сотрудником
Итак, стадии смарт-процесса по согласованию:
1. Новая заявка - первая стадия создания заявки на согласование оплаты. Создатель заполняет ключевые поля:
- Вид согласования оплаты (например, канцелярские расходы, оплата агентских, оплата поставщику по сделке)
- Срочность (стандартная или высокая)
- Получатель платежа (привязка к компаниям в Б24, если создатель заявки сразу понимает кто итоговый получатель оплаты)
- Наблюдатели (поле с привязкой к сотрудникам, на случай участия нескольких коллег в одной заявке)
- Файлы для вложения (при необходимости приложить документацию).
Сама карточка создана максимально короткой – для создающего заявку сотрудника, процесс должен быть максимально простым и понятным.
2. Согласование Руководителем – сотрудник, создавший заявку, переводит на эту стадию процесса после заполнения всех требуемых данных. Здесь начинается автоматизация в зависимости от поля вида согласования оплаты – от разного вида оплаты, процесс самостоятельно будет выбирать ответственного за согласование и выбирать следующий этап. Например, вид оплаты канцелярские расходы будет требовать согласования руководителя, но не будет требовать согласования юридического отдела, а к директору этот вид оплаты попадет, только если сумма превышает определенную.
3. Согласование Юридическим отделом – необходимый пункт в рамках кейса. В автоматизации заложено, что юристы обязательно согласовывают определенные договоры и связанные с ними оплаты. Для юриста в смарт-процессе настроено отдельное поле с рисками, где он может указать какие-то важные пункты, на которые потребуется обратить внимание уже директору.
4. Согласование Директором – итоговое согласование оплаты. Также процессом выбирается в зависимости от вида оплаты, но абсолютно все заявки выше определенной суммы всегда проходят его согласование.
5. Согласовано – переходящий пункт от согласования уже в процесс реализации оплаты. На данной стадии появляется автоматически создаваемая задача на сотрудника, который создаст заявку на расходование денежных средств в 1С. После завершения задачи, стадия смарт-процесса автоматически изменится.
6. Размещено в 1С – непосредственно стадия ожидания оплаты. Как только в 1С будет получена информация о проведенной оплате, то стадия смарт-процесса автоматически изменится и заинтересованные в реализации получат уведомления.
7. Оплачено – предзавершающая стадия процесса с автоматической задачкой с напоминанием проверить наличие необходимых данных и, при необходимости, связаться – например, с поставщиком, и уточнить текущий срок поставки с учетом уже проведенной оплаты.
8. Завершено и отклонено – уже стадии итоговой фиксации процесса, положительная и отрицательная. Соответственно, с любой стадии процесса вы можете перевести заявку в отклонено, но не сможете перескочить на успешное завершение, не пройдя все ключевые согласования.
Внешний вид задания на согласование для руководителей:
Скорее всего, вы уже видели новые процессы, но для тех, кто еще начинает свою работу с Битрикс24 отметим, что с мая 2024 года подобные задания стали в разы удобнее.
На что обратить внимание при создании:
Левая часть – настраиваемая, можно указать любой свой текст, понятный всем сотрудникам. В текст для удобства можно вставить поля из карточки – как на примере выбрана стандартная срочность. Также из задания можно перейти в саму карточку согласования, кликнув по ссылке.
Поле Комментарий настроено как обязательное при отклонении – чтобы сотрудник мог понимать причину отказа и исправить ее при возможности.
Если же есть комментарии к обсуждению, то есть теперь правая часть, где все участники этого задания на согласование могут обменяться мнениями.
Интересные нюансы:
На каждой стадии согласования созданы системные поля, видимые только администратору, которые сохраняют в себе информацию по прохождению пути согласования. За счет этого никакой хитрый сотрудник не сможет сразу перейти к оплате, избежав всех согласований.
Заявки могут создавать все сотрудники. При этом настроены права, что сотрудник видит свои заявки и заявки подчиненных, юридический отдел, директор и бухгалтерия видят все созданные.
Итоги созданного процесса:
- Выделено в пункт меню и доступно к созданию всем сотрудникам – так и новым без дополнительного обучения ввиду простоты и интуитивной понятности.
- Внутренняя проверка на реальное прохождение согласования, что убрало спорные ситуации согласования в диалоге и забытое со временем.
- Фиксация абсолютно всех заявок на расходы без потерь информации.
- Быстрое и понятное визуально определение текущей стадии и ответственного за согласования.
- Синхронизация с 1С получения информации об оплате.