Основные сложности при организации охраны труда:
- охрана труда ведется исключительно в журналах, даты ознакомлений с инструкциями только в памяти у одного специалиста и нет возможности быстро проверить наличие всей необходимой документации;
- активное расширение штата сотрудников, и специалист по охране труда не успевает отслеживать все изменения;
- отсутствие специализированных программ для ведения вопросов по охране труда в электронном формате. Конечно же, такие программы существуют, но часто достаточно дорогие в использовании.
С чем нам может помочь Битрикс24:
- хранение программ инструктажей, приказов, планов мероприятий в едином месте для всех сотрудников;
- фиксация дат заполнения ознакомлений с документами (дополнительный контроль к ведению журналов);
- контроль сроков проведения всех периодических мероприятий;
- перечень должностей, которым необходимо иметь группу по электробезопасности;
- фиксация результатов специальной оценки труда и производственного контроля, проведенного на рабочих местах с датами ознакомления сотрудников и планируемыми датами следующих исследований.
Итак, предложение по реализации – создание отдельного цифрового рабочего места.
Рис.1 - Смарт-процессы
Выделенные разделы:
Штатное расписание – вопросы по охране труда связаны исключительно с действующим штатным расписанием компании.
Инструктаж – здесь мы будем вести все записи по инструктажам и обучениям по сотрудникам.
Производственный контроль, программа производственного контроля и оценка рисков – отдельные списки с фиксацией дат проведения и полученных протоколов.
1. Смарт-процесс «Штатное расписание»
Ключевой список данных, к которому в дальнейшем будем привязывать автоматизацию и напоминания о делах.
Рис. 2 - Штатное расписаниеЭто именно штатное расписание по унифицированной форме № Т-3, регламентированной Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, которое могут запросить проверяющие органы.
Наше видение реализации:
Рис.3 - Вопросы для контроля по должности
У каждой должности по штатному расписанию отмечены основные вопросы для контроля – инструктажи, требуемая группа по электробезопасности, необходимость медосмотра, результаты и следующая дата проведение специальной оценки условий труда.
Так как на каждую штатную единицу предполагается отдельный элемент, то специалист по охране труда должен узнать о создании новой должности – в нашем представлении процесса в Битрикс24 работают все сотрудники компании, включая отдел кадров, которые эту информацию передадут для нашего процесса.
Итого у нас получается удобный список для быстрого отображения информации – и по нему мы мгновенно видим, что есть должности, где не проводилась специальная оценка условий труда (далее - СОУТ), а соответственно, стоит заняться этим вопросом в кратчайшие сроки.
2. Раздел инструктажи
Здесь предполагаем удобную настраиваемую и контролируемую систему по каждому сотруднику.
Рис. 4 - Создание процесса "Инструктаж"
Основная суть – как только в Битрикс24 появляется новый сотрудник, то по нему автоматически создается процесс «Инструктажи».
В процессе предусмотрена стадийность:
«Новый сотрудник» – автоматическое создание и уведомление для ответственного специалиста, что необходимо запустить процесс в работу.
«Первичные инструктажи» – стадия для ознакомления с документацией именно для нового сотрудника. На этой стадии создадутся автоматические задачи для сотрудника на ознакомление с документами согласно его должности. А также, например, задача на получение СИЗ или прохождение медосмотра для производственных должностей.
«Работает» – после завершения сотрудником задач первичных инструктажей, процесс автоматически перейдет на эту стадию. При этом для задач, которые необходимо будет возобновить через какое-то время – например, на обучение и обновление группы по электробезопасности – на этой стадии предлагается автоматический контроль дат выполнения.
То есть, находясь на стадии «В работе» по процессу и далее с нужной периодичностью будут создаваться задачи на сотрудника для подтверждения прохождения инструктажей и обучений.
«Просрок в инструктаже» – автоматически перейдет на эту дату, если сотрудник не завершит в срок задачу. Конечно же, предлагаем крайний срок задачи ставить не «1 в 1» как в документах, а оставить себе несколько дней для запаса – но эта стадия позволит максимально быстро специалисту по охране труда найти уклонистов от обучений и провести обучение.
«Стадия завершение»:
«Смена должности» – при переходе на эту стадию, которая считается успешной в процессе, будет автоматически создана копия текущего элемента, без заполненной должности. Если у нас сотрудник из отдела бухгалтерии решил, что теперь он планирует развиваться как монтажник, ему нужно будет проходить совсем другие обучения и инструктажи, и нужно отдельно зафиксировать это в системе.
И «стадия уволен» – на сотрудника более не будут выставляться никакие задачи, при этом вся информация о нем останется в системе.
В следующей статье мы расскажем про производственный контроль и оценку рисков. А если у вас появились вопросы, то наши специалисты ответят на них, просто оставьте заявку на консультацию на нашем сайте.