С какими задачами к нам пришел клиент?
Цель внедрения была достаточно стандартной — свести в единое окно работу с комплексными проектами, постараться уйти из работы в таблицах, а также минимизировать сроки принятия решений. Также не исключается и контроль сроков, чтобы каждый проект был выполнен вовремя и без человеческого фактора — система должна автоматически направлять сотрудника по процессу и исключить движение без результата на том или ином этапе.
Процесс внедрения и особенности проекта
Внедрение проекта было запущено с интервью владельца бизнес-процесса, а также ответственных лиц по определенным подпроцессам. После проведения интервью совместно составлено ТЗ в виде таблицы по каждому направлению автоматизации. На основании этого была выбрана коробочная редакция Битрикс24.
Следующим этапом запущено моделирование системы. По ключевым шагам заказчику демонстрировались выполненные работы, фиксировались доработки системы и расхождения с процессами, которые устранялись на следующих этапах моделирования.
Перед запуском системы проведено обучение сотрудников, показана цепочка действий, нюансы системы и особенности автоматизации.
Работа с решением. Достигнутые результаты
Итог проекта заключался в том, что необходимо было настроить ключевую воронку комплексных проектов.
Рис. 1 - Канбан сделок
Рис. 2 - Карточка сделки
Рис. 3 - Роботы в сделках
В рамках которой автоматически запускаются смарт-процессы по каждому рассчитываемому направлению проекта. Согласование выбранных расчетов, согласование самой заявки производится коммерческим или генеральным директором. Движение без согласования невозможно.
Рис. 4 - Список смарт-процессов
Рис. 5 - Связи со смарт-процессами в сделке
Рис. 6 - Бизнес-процессы в смарт-процессе
Итоги всех расчетов сводятся в главной сделке по комплексному проекту, где собираются все цифры и файлы расчетов, производится расчет рекомендованной цены, наценки. Любое изменение той или иной стоимости не остается без внимания (во-первых, фиксируется каждое изменение цены в таймлайне, и во-вторых, руководитель видит в скрытом поле цену, рассчитанную системой).
Рис. 7 - Задание бизнес-процесса
Рис. 8 - Карточка смарт-процесса
Ну и конечно же, на каждой стадии смарт-процесса отрабатывают роботы по задачам, чтобы менеджер всегда понимал, что ему делать. Если же возникает просрочка, руководитель через определенные сроки узнает об этом.
Рис. 9 - Роботы в смарт-процессе
Рис. 10 - Карточка сделки
Преимущества внедрения
- на каждой стадии сделки или смарт-процесса Битрикс24 сопровождает менеджера задачами и уведомлениями, а также контролирует зависания через уведомления руководителей;
- согласования расчетов, запрос информации, необходимых реквизитов на каждом этапе делается автоматически. Система направляет сотрудника без права на ошибку, человеческий фактор исключен;
- каждый расчет — это отдельный смарт-процесс, благодаря чему в каждой сделке комплексных проектов видны согласуемые направления. В итоге каждый расчет возвращается в сделку и суммы расчетов складываются автоматически;
- история изменения цифр в сделке (деньги, даты) сохраняется в таймлайне, в скрытых полях хранятся первоначальные значения. Для руководителя теперь все этапы запуска расчетов, их подготовки и финального результата прозрачны.