Цели и задачи проекта
На момент обращения в ГК СофтБаланс данное направление бизнеса клиента находилось на этапе запуска. Руководством компании было принято решение о создании единой информационной системы, которая свяжет все процессы: позволит не терять клиентов, фиксировать всю информацию в единой системе, а также организовать взаимодействие и работу по проектам между сотрудниками. При развитии направления планируется настраивать и дополнять систему в соответствии с новыми требованиями.
Целями внедрения CRM-системы являлись:
- создание платформы для коммуникации сотрудников компании и совместной работы;
- настройка системы для ведения этапов продаж и контроля обработки заявок;
- повышение качества проработки клиентов и работы отдела продаж в целом;
- автоматизация рутинной деятельности.
Для решения поставленных задач компанией «СофтБаланс» было предложено внедрение CRM-системы «1С-Битрикс24».
Ход проекта
На первоначальном этапе проекта мы выполнили аудит процессов, в частности процессов продаж по разным сценариям и для разных видов клиентов. Затем мы провели моделирование системы, в результате была произведена настройка программы «Битрикс24» с учётом функциональных требований.
Для работы использован типовой функционал коробочной версии. После настройки системы было проведено обучение в группах и подготовлены инструкции.
Реализованные процессы
Для компании «Стройкомплекс» была проведена первичная настройка корпоративного портала. А именно: были приглашены пользователи и настроены требующиеся роли и права доступа; настроены все виды меню и отображение сущностей в различных представлениях (список, канбан); проведено обучение по работе с задачами, диском, почтой и другими разделами.
Работа сотрудников отдела продаж организована в Битрикс24. Задействованы различные инструменты, в том числе автоматические задачи и уведомления.
Процесс продаж поделён на три воронки:
- первая продажа;
- повторная продажа;
- проекты.
Отдел продаж использует сделки для поэтапного ведения продажи: сначала это первичная продажа и заключение договора с партнёром, следующая воронка используется для систематических поставок продукции уже действующим клиентам. В воронке «Проекты» ведутся сложные сделки, в которых требуется проверка целесообразности, проектирование, а также разработка и согласование технического задания.
Создание сделки менеджер инициирует самостоятельно вручную. На ключевых этапах сделки настроены автоматические задачи и уведомления для ответственного.
Рис. 1 - Настроенные роботы в воронке «Первая продажа»
Также в воронке «Первая продажа» настроена обязательность полей по стадиям. Так, к примеру, поле «Тип клиента» обязательно со стадии «Презентация и КП». При переходе сделки в эту стадию запускается бизнес-процесс, который передаёт значение этого поля в компанию и контакт. А после того, как сделка успешно закрывается, у клиента меняется «Статус дилера» на «Активный».
Следующая сделка с активным дилером создаётся уже в воронке «Повторная продажа».
Рис. 2 - Настроенные роботы в воронке «Повторная продажа»
В данной воронке, так же как и в «Первой продаже», настроены автоматические задачи. Реализован принцип последовательной постановки задач — новая задача на стадии создаётся после завершения предыдущей. Также добавлены уведомления руководителю для осуществления контроля работы по сделкам.
Последняя из внедрённых нами воронок — это «Проекты». В данной воронке ключевых этапов (стадий) несколько больше, чем в двух предыдущих. Это связано с более детальной проработкой сделки.
Рис. 3 - Стадии и настроенные роботы в воронке «Проекты»
По всем сущностям были настроены карточки, поля структурированы по разделам, а также скрыты все лишние элементы для сокращения «визуального шума». В сделку были добавлены поля, требующие заполнения в рамках бизнес-процессов компании.
Рис. 4 - Раздел «Условия» карточки сделки
Результаты проекта
- создано единое пространство для работы сотрудников компании;
- процесс продаж полностью реализован в системе, что позволит обеспечить более качественную работу с клиентами и тем самым увеличит количество успешных сделок;
- стала доступна актуальная информация о загрузке и эффективности менеджеров;
- настроена система оповещений и автоматического контроля для руководителей.