Цели и задачи проекта
Идея доработки текущего Битрикс24 пришла с потребностью в доработке и расширении бизнес-процессов корпоративного портала. Требовалось создать сквозной автоматизированный бизнес-процесс по движению заказа от первой коммуникации до звонка по контролю качества после отгрузки и запуска оборудования. Все это подразумевало объемный бизнес-процесс со статусами (поделенный на сущности) и большое количество смарт-процессов на каждый используемый документ. При этом каждый документ требовалось синхронизировать с 1С.
Ход проекта
Изначально было составлено ТЗ клиентом на основании опыта предыдущего внедрения облачного Битрикс24. Переход в коробочную версию начался именно с внедрения новых бизнес-процессов практически с нуля. Далее ТЗ было скорректировано под функционал Битрикс24, и начался этап настройки системы. Сначала мы настроили двустороннюю интеграцию Битрикс24 и 1С:УТ через типовой модуль обмена (заказы, контрагенты, связанные документы через смарт-процессы). Далее были настроены карточки сделок с необходимыми пользовательскими полями, стадии сделок. И приступили к автоматизации — самому объемному блоку. Абсолютно каждый шаг менеджера и движения документа был автоматизирован, вручную не делалось ничего, кроме заполнения полей. Каждый этап моделирования подробно демонстрировался, чтобы у заказчика было строгое понимание порядка работы с системой.
Реализованные процессы
Идея автоматизации заключалась в цепочке задач и запросе необходимой информации на каждом этапе. Запуск бизнес-процессов происходит роботами по своей стадии. Благодаря этому каждый этап сделки автоматизирован, менеджеру практически нет смысла заходить в карточку самой сделки. То, что нужно сделать, он видит в задаче с чек-листом, а также в чек-листе есть ссылка на запрос дополнительной информации, после чего эта информация вносится в сделку.
Рис. 1 - Воронка сделок
Рис. 2 - Карточка сделки
Рис. 3 - Список смарт-процессов
Смарт-процессы были настроены для связки и интеграции с 1С, чтобы была видна вся иерархия документов. В общей сложности 7 смарт-процессов, и все они интегрированы с 1С, но пока в одностороннем порядке.
Рис. 4 - Справочник бизнес-регионов из 1С
Рис. 5 - Поручение экспедитору из 1С
Рис. 6 - Реализация товаров и услуг из 1С
Рис. 7 - Заказы поставщику из 1С
Рис. 8 - Карточка заказа поставщику из 1С
Также при создании сделки создается папка на общем диске в том регионе, где находится клиент. В папке сделки автоматически создается шаблонная структура папок и документов.
Рис. 9 - Список регионов
Рис. 10 - Папка сделки
Вторая воронка сделок используется для выгрузки закупок из Тендерплана (настройка интеграции через приложение из Маркета). После выгрузки нужной закупки в Битрикс24 на основании созданной сделки запускается бизнес-процесс, который запрашивает, к какой сделке по продаже необходимо привязать ее. После выбора и связки в сделку по продаже выгружается вся информация о закупке.
Рис. 11 - бизнес-процессы сделки
Рис. 12 - Карточка сделки
Рис. 13 - Бизнес-процесс
Рис. 14 - Бизнес-процесс
Результаты проекта
- структурирован и автоматизирован процесс прохождения клиентов по воронке продаж;
- движение сделки ведется по всей воронке и параллельно по смарт-процессам с помощью автоматизации на каждом этапе. Сотрудники всегда знают, что нужно сделать;
- уменьшено время, затрачиваемое на поиск информации;
- создано единое пространство, обеспечивающее контроль за работой с клиентами;
- настроена система оповещений и автоматического контроля по ключевым этапам продаж;
- на каждой стадии сделки или смарт-процесса Битрикс24 сопровождает менеджера задачами и уведомлениями.
