За годы работы школа накопила огромный педагогический опыт, создала свои традиции и приобрела много друзей. Сочетание доброжелательной атмосферы, уникальные программы обучения и идеальные условия для интеллектуального, духовного и физического развития делают школу «НИКА» одной из ведущих частных школ Москвы.
Цели и задачи проекта
На момент обращения в ГК СофтБаланс работа с клиентами уже велась в Битрикс24, но только те процессы, которые касались продаж и приема учеников в школу. У клиента был запрос на внедрение нового участка CRM-системы, который позволит организовать процесс ведения регистраций на мероприятия.
Целью внедрения участка CRM-системы являлась:
- разработка CRM-форм для сбора регистраций;
- учет всех регистраций в одном месте;
- структурирование этапов и контроль обработки заявок;
- прием онлайн платежей;
- автоматизация рутинной деятельности;
- обучение сотрудников экспорту данных по регистрациям.
Для решения поставленных задач компанией ГК «СофтБаланс» было предложено в рамках CRM-системы «1С-Битрикс24» настроить CRM-формы, дополнительную воронку и автоматизацию по ней. А также провести обучение для сотрудников по работе с новым участком системы.
Ход проекта
На первоначальном этапе проекта мы провели несколько встреч с клиентом по уточнению требований. Затем провели моделирование и в результате была произведена настройка программы «Битрикс24» с учетом функциональных требований.
Для работы использован типовой функционал облачной редакции с использованием подписки на приложения «Маркет плюс». После настройки системы было проведено обучение в группах по ролям и подготовлены подробные рабочие инструкции.
Реализованные процессы
Работа сотрудников по обработке заявок на участие в мероприятиях сведена в единое пространство Битрикс24. Задействованы различные инструменты CRM, в том числе формы, роботы и функционал оплаты. Процесс работы был поделен на пять основных блоков:
- настройка воронки и карточки;
- настройки для приема оплаты онлайн: создание товаров, подключение мессенджеров;
- настройка CRM-форм;
- настройка автоматизации;
- обучение сотрудников.
Нами были настроены стадии с учетом ключевых этапов процесса и автоматизации. Созданы новые поля и общий вид карточки.
Рис. 1 - Поля в карточке сделки в воронке «Конференции»
Далее мы настроили CRM-формы для ожидаемых мероприятий. Регистрация и процесс обработки заявки от юридического и физического лица будут разными, поэтому и форм было создано несколько. Это были как обычные формы, так и многостраничные. В самих формах мы использовали передачу параметров через скрытые поля, заменили сообщение после отправки заявки и дизайн формы (цветовое оформление). Были добавлены свои соглашения для клиента. Вот примеры некоторых форм:
Рис. 2 - CRM-форма регистрации для юридического лица
Рис. 3 - CRM-форма для регистрации физического лица
Рис. 4 - Многостраничная CRM-форма
Рис. 5 - Многостраничная CRM-форма
Создание сделки в воронке «Конференции» возможно менеджером самостоятельно вручную или автоматически из CRM-формы. На этапах сделки настроена различная автоматизация с помощью роботов:
- автоматическая смена названия и источника;
- в зависимости от значений полей «Мероприятие» и «Формат участия» в сделку автоматически добавляется нужный товар;
- если обращается физ. лицо, то стадия автоматически меняется на «Отправить ссылку на оплату»;
- если обращается как юр. лицо, то стадия автоматически меняется на «Ручная обработка»;
- если онлайн-оплата не поступила в течение 120 минут, то выставляется автоматическая задача на ответственного.
На стадии «Оплата получена» установлен триггер «Отследить оплату». Когда клиент оплатит заказ по ссылке, которая была сгенерирована в бизнес-процессе, стадия сделки сменится на эту стадию.
Рис. 6 - Настроенные роботы и триггеры в воронке «Конференции»
На стадии «Отправить ссылку на оплату» используется настройка в дизайнере бизнес-процессов:
- добавлена возможность применения промокода: товар добавляется по цене, к которой применена скидка (если используется данная конструкция, то робот добавления товара на стадии «Новая регистрация» выключается);
- активити генерирует ссылку на оплату;
- в зависимости от значения поля «Куда отправить ссылку на оплату?» отправляем ссылку в нужный канал;
- после отправки меняем стадию на «Ссылка на оплату отправлена».
Рис. 7 - Автоматизация в редакторе бизнес-процессов на стадии «Отправить ссылку на оплату»
Для удобного экспорта и просмотра успешных регистраций нами был преднастроен фильтр «Участники». В нем необходимо выбрать мероприятие, по которому нужно сделать отбор. Также фильтр позволяет выбрать ответственного сотрудника.
Рис. 8 - Преднастроенный фильтр «Участники»
Также нами была подготовлена пошаговая инструкция для сотрудников, как сделать экспорт данных. Каждый шаг сопровождают скриншоты с портала заказчика и указатели, что делает данное руководство очень понятным и простым для пользователя.
Результаты проекта
- структурирован и автоматизирован процесс обработки регистраций на мероприятия;
- появилась актуальная информация о количестве регистраций;
- стало возможным принимать оплату онлайн – это позволило сократить время обработки заказов и улучшить сервис;
- сокращение «рутинной» работы для менеджеров.